O CRM do escritório rural, ligado ao mapa.

Clientes

A ficha do cliente, com a terra dele.

Cada cliente tem uma página própria, com endereço para compartilhar: os imóveis, o que repete todo ano, as anotações da equipe e o histórico.

• Imóveis do cliente, com o principal marcado, a área no mapa e as matrículas ligadas ao imóvel na Vigente.
• Rotinas: o que repete nesta terra, como ITR, CCIR, vistoria e conferência de matrícula.
• Base fundiária, Anotações da equipe e Histórico do setor, com a atividade do cliente.
• Cadastro de pessoa física ou jurídica com o que o contrato pede: CPF ou CNPJ, RG, estado civil, regime de bens, representante legal, endereço, inscrição estadual de produtor e CAF/DAP.
• Importe clientes de uma planilha: Excel, CSV ou a exportação de outro CRM.

Setores e etapas

A carteira de cada área do escritório, etapa por etapa.

Cada setor tem as próprias etapas. Veja a carteira em lista, por etapa ou em quadro, com a área de cada imóvel em hectares.

• Modos Lista, Por etapa e Quadro, com filtro por prazo e busca por cliente, UP, município ou código CAR.
• Encaminhar o registro para outro setor, guardando de onde veio; ele pode ficar nos dois.
• Mapa lateral com o território ao lado da lista e a área em carteira por etapa.
• Ações em lote: mover etapa, adiar ou antecipar 7 dias, exportar e arquivar.

Serviços e guias

Cada serviço com o passo a passo de quem já fez muitas vezes.

O guia diz o que fazer em cada etapa, em que ordem, o que pedir ao cliente e o que costuma dar errado. A Vigente traz uma biblioteca de guias, e o escritório personaliza ou cria os seus.

• Etapas com órgão, prazo em dias, quem faz e se vai a campo.
• Em cada etapa: documentos que o cliente entrega, tarefas que nascem, checklist, alertas de erros comuns e documentos que a equipe produz com o Hub Vigente.
• Montar com a Vi: diga qual é o serviço e como vocês fazem, e a Vi propõe o guia para você revisar.
• Documentos com situação Falta, Recebido ou Não precisa, pedidos ao cliente por WhatsApp ou e-mail, e conferidos pela Vi quando chegam.
• Ao começar, a análise da área (CAR, SIGEF, embargos, APP, Reserva Legal e desmatamento) fica salva na UP.

Tarefas

O quadro do escritório, com dono e prazo em cada tarefa.

As tarefas dos serviços e as avulsas (cobrança, retorno ao cliente, protocolo) no mesmo quadro, com as suas colunas.

• Visões Minhas, Da minha função e Todas, com filtro por função, tipo, imóvel e Só as atrasadas.
• Minhas colunas: só você vê; soltar numa coluna que conclui conclui a tarefa.
• Tipos de tarefa por função: a tarefa sem responsável cai na fila da função, e qualquer pessoa da função pode pegar.
• Prioridade, subtarefas e arquivos, que também ficam na pasta do cliente.

Campo

A visita de campo sai com o kit pronto.

As etapas de campo dos serviços e as vistorias aparecem juntas, por dia e por município, com o caminho até a porteira.

• Visitas de campo abertas, com área a percorrer e roteiro por município.
• Chegar pelo croqui, da cidade-base até a porteira, no Google Maps ou no Waze.
• Link com o mapa do caminho, por 24 horas e sem login, para o técnico ou o motorista.
• Guia de Campo com os pontos da vistoria, GPX para o GPS de mão e ficha para levar impressa.
• Checklist da etapa e o que pegar com o cliente, com o WhatsApp dele à mão.

Financeiro

O dinheiro de cada serviço, sem planilha paralela.

O plano de pagamento nasce no serviço, as parcelas vencem quando a etapa é concluída e o lembrete de cobrança pode sair sozinho por e-mail.

• Como o cliente paga: À vista, Entrada + parcelas ou Por etapa do serviço, com desconto, multa e juros por atraso.
• Aditivos e despesas do serviço, com a opção de repassar ao cliente.
• Contas a pagar e contas fixas (aluguel, salário, internet), receitas sem cliente e anexos de nota fiscal e comprovante.
• Visão do escritório: saldo do mês, a receber e a pagar em 30 dias, inadimplência por idade, maiores devedores e fluxo de caixa de 5 meses para trás e 6 à frente.
• Extrato do cliente, lembrete pelo WhatsApp e lembrete de cobrança por e-mail. Com o Enviar sozinho ligado, ele sai todo dia às 9h.
• Contrato em Word a partir do serviço, com os Modelos de contrato do escritório.

É o controle do escritório: você registra o que recebe e paga, e o CRM não faz cobrança automática.

Painel

Onde o trabalho trava, em hectares e em dias.

O painel mostra a carteira em área, os prazos estourados e quanto tempo cada etapa leva.

• Área em carteira por etapa, em hectares, e maiores clientes por área.
• Em atraso, concluídos e prazos das etapas abertas.
• Esteira com o tempo mediano por etapa, o Gargalo e os parados além do limite do setor.
• Meta do período e desempenho do escritório por pessoa: tarefas, serviços e área coberta.